Política de tratamiento de datos personales

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE DESENLACE INSUMOS S.A.S

11-07-2022 Versión No. 02


1. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, 1074 de 2015 y demás normas complementarias, la sociedad DESENLACE INSUMOS S.A.S, en adelante, LA COMPAÑÍA o DESENLACE, informa la política aplicable para el tratamiento de protección de datos personales.

 

2. NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA – RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

DESENLACE INSUMOS S.A.S, identificada con NIT: 901.622.751 - 0, con domicilio en la Carrera 50 A # 43 13, Interior 110, Parque Industrial Satexco en el municipio de Itagüí, correo electrónico: desenlace.insumos@gmail.com, Celular +57 3053270964.

Para efectos de esta Política y el tratamiento dispuesto, se agruparán e identificarán como DESENLACE INSUMOS S.A.S o LA COMPAÑIA y cuando actúen como Encargados, lo comunicarán expresamente.

 

3. ALCANCE.

Esta política aplica para todos los accionistas, Socios Comerciales, colaboradores, y proveedores de DESENLACE INSUMOS S.A.S, así como para todos los clientes, clientes potenciales, asesores externos y personal temporal, quienes hagan uso de los recursos y servicios provistos por DESENLACE INSUMOS S.A.S.

 

4. DEFINICIONES.

Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Canales de Atención: Medios a través de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos.
  • Cliente: Persona Natural que realiza compras a través de los establecimientos de comercio físicos y/o canales digitales dispuestos por las Compañías.
  • Cliente(s) Potencial(es): Persona(s) Natural(es) y/o Jurídicas que se podría(n) convertir en comprador(es) o consumidor(es) de los productos o servicios ofrecidos a través de los establecimientos de comercio físicos y/o canales digitales dispuestos por las Compañías.
  • Candidatos: Persona Natural que se postula para alguna de las vacantes de la Compañía o Compañías Relacionadas.
  • Colaboradores/Trabajadores/Empleados: Persona Natural que está vinculada a la Compañía por medio de un Contrato Laboral.
  • Consulta: Significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre el Titular en las Bases de Datos de una o varias Compañías.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos Sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los Derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

5. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Para el adecuado tratamiento de datos personales, en todos los actos desplegados por LA COMPAÑIA sobre los datos personales de los Titulares, al igual que en lo referente a la interpretación y ejecución de las presente Política, se acatarán los siguientes principios:

  • Legalidad: Durante todas las etapas y actividades de tratamiento de información por parte de LA COMPAÑIA o quien éste designe como encargado del tratamiento, se dará aplicación, además de lo establecido en la presente Política, a las normas descritas en el numeral 1 y todas aquellas que las reglamenten, adicionen, modifiquen o supriman.
  • Finalidad: LA COMPAÑIA tratará los datos personales con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley.
  • Libertad: Las actividades de tratamiento al cual serán sometidos los datos personales regidos por la presente Política se ejecutarán únicamente cuando el Titular de los mismos haya emitido, de manera previa o expresa, autorización para tal fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular.
  • Veracidad o Calidad: LA COMPAÑIA se compromete con los Titulares de la información que compone su base de datos, a garantizar que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Transparencia: LA COMPAÑIA ha adoptado los mecanismos idóneos para garantizar que el Titular de los datos obtenga, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan.
  • Acceso y circulación restringida: El acceso a la información que compone las bases de datos está restringido al tratamiento exclusivo del personal especializado y previamente capacitado para la manipulación de este tipo de información. Con excepción de la información pública, LA COMPAÑIA no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
  • Seguridad: LA COMPAÑIA ha adoptado una serie de medidas técnicas, humanas y administrativas, acorde a la naturaleza de los datos personales objeto de tratamiento, para impedir que los mismos sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado.
  • Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de los datos personales guardarán reserva sobre dicha información, aún después de finalizada la labor de tratamiento, o su vínculo contractual con LA COMPAÑIA.

 

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La autorización para el tratamiento de los datos personales permite a DESENLACE, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de desarrollar sus actividades comerciales y para fortalecer sus relaciones con terceros. En todo caso, el Titular de los datos siempre tendrá la opción de revocar la autorización y/o solicitar la supresión de estos.

El Titular de los datos autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos administradas por DESENLACE cuando hagan uso de los múltiples canales de los que disponga DESENLACE para tal fin, así como el tratamiento y la utilización de esta por parte de DESENLACE.

Los titulares mediante la aceptación de la presente Política, a su vez autorizan a LA COMPAÑÍA a recolectar y tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

  • Gestionar el cumplimiento de obligaciones legales, precontractuales, contractuales, pos-contractuales, tributarias, financieras y/o contables.
  • Promocionar ofertar y comercialización de los servicios y productos de LA COMPAÑÍA.
  • Fortalecer las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
  • Garantizar la seguridad física y digital, mejoramiento del servicio y la experiencia en los establecimientos de comercio o en las instalaciones de LA COMPAÑÍA.
  • Enviar información institucional, comercial y de interés para el fortalecimiento y cumplimiento de la relación comercial entre LA COMPAÑÍA y los Socios Comerciales, para el sector y/o la industria.
  • Solicitar suministros, bienes y servicios a proveedores y contratistas;
  • Realizar el seguimiento a las cotizaciones, ventas y entregas efectivas que realicen de los productos de LA COMPAÑIA.
  • Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados LA COMPAÑIA.
  • Informar sobre cambios en los productos y en los servicios de LA COMPAÑIA y de los Socios Comerciales y realizar actividades de postventa.
  • Enviar información técnica de los productos o servicios de LA COMPAÑIA que los Socios Comerciales se encuentren autorizados para adelantar.
  • Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.
  • Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los colaboradores de LA COMPAÑIA y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral.
  • Realizar actividades de analítica de información, generación de estadísticas, reportes, investigaciones, estudios de mercado y evaluaciones de satisfacción.
  • Suministrar la información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercer con el cual LA COMPAÑIA tenga vínculo contractual para el desarrollo de actividades de esta naturaleza.
  • Dar respuesta y seguimiento a la gestión de peticiones, quejas y reclamos de todo tipo.
  • Realizar procesos de actualización de información.
  • Suministrar la información a terceros con los cuales LA COMPAÑIA tenga relación contractual y que sea necesario para el cumplimiento y efectiva ejecución del bien y/o servicio contratado.
  • Informar sobre cambios en las políticas y/o procedimientos de LA COMPAÑIA.
  • Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
  • Enviar información por parte de las Compañías, vía correo físico y/o electrónico, mensajes de texto (SMS y/o MMS), a través de redes sociales como Facebook, Instagram o WhatsApp u otras plataformas similares, notificaciones push, medios telefónicos o cualquier otro medio de comunicación que la tecnología y la Ley permitan.
  • Pagar los dividendos de los accionistas de LA COMPAÑÍA.
  • Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con nuestros accionistas.
  • Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que LA COMPAÑIA cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole con sus accionistas.

 

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

DESENLACE INSUMOS S.A.S ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, vía telefónica, internet, sitios web, de forma verbal siempre y cuando quede constancia de esta. Si se opta por una grabación, deberá además solicitarse al Titular su autorización para ser grabado y/o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión o cualquier otra operación que se haga de los Datos Personales por parte de LA COMPAÑIA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. LA COMPAÑIA deberá garantizar en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha Autorización. No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
  • LA COMPAÑIA conservará prueba de la Autorización otorgada por el Titular en los archivos que se dispongan para el efecto, para lo cual podrá establecer archivos físicos o electrónicos, realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los Datos Personales pueden en cualquier momento revocar, total o parcialmente, la autorización otorgada a LA COMPAÑIA para el Tratamiento de sus Datos Personales o solicitar la supresión de los mismos.

 

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

DESENLACE INSUMOS S.A.S cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento de la información:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Son derechos de los Titulares de la Información:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad.
  • Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o Complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga DESENLACE INSUMOS S.A.S.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

10. ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES.

Para DESENLACE INSUMOS S.A.S los siguientes son los procedimientos en caso de consulta, reclamos y solicitudes:

  • CONSULTAS: El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante escrito dirigido a DESENLACE INSUMOS S.A.S, indicando en el Asunto “Ejercicio del Derecho de Acceso o Consulta”, o a través de correo postal remitido a la Carrera 50 A # 43 13, Interior 110, Parque Industrial Satexco en el municipio de Itagüí. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
    • Nombre y apellidos del Titular.
    • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
    • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
    • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
    • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

    • Visualización en pantalla.
    • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
    • Tele copia.
    • Correo electrónico u otro medio electrónico.
    • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por DESENLACE INSUMOS S.A.S.

Una vez recibida la solicitud, DESENLACE INSUMOS S.A.S resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012. Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • RECLAMOS: El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a DESENLACE INSUMOS S.A.S. Enviado, mediante correo electrónico desenlace.insumos@gmail.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la Carrera 50 A # 43 13, Interior 110, Parque Industrial Satexco en el municipio de Itagüí.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

    • Nombre y apellidos del Titular.
    • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
    • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
    • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
    • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

DESENLACE INSUMOS S.A.S resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partid de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • SOLICITUDES: para la realización de cambios, modificaciones, o actualizaciones de los datos contenidos, debe realizarse solicitud vía escrita o verbal. En todos los casos se puede enviar la solicitud al correo electrónico: desenlace.insumos@gmail.com

 

11. DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES.

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja DESENLACE INSUMOS S.A.S en sus bases de datos, será el área administrativa, correo electrónico: desenlace.insumos@gmail.com

 

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de DESENLACE INSUMOS S.A.S están protegidos por códigos de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso.

 

13. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

LA COMPAÑIA podrá tratar los Datos Personales de menores de edad siempre que no se pongan en riesgo sus derechos fundamentales y el Tratamiento responda a la realización del principio de su interés superior. Para tal efecto, será el representante legal del menor de edad quien deberá otorgar la autorización para el tratamiento de datos, respetando el derecho del menor a ser escuchado.

 

14. VIGENCIA.

La presente Política rige a partir del once (11) de julio de 2023 y su periodo de vigencia será todo el tiempo que LA COMPAÑIA estime necesario para alcanzar la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales, o hasta el cese de sus actividades.

Para DESENLACE INSUMOS S.A.S es muy grato contar con usted.